Digitaal archief Sneeuwfit in e-depot
Sinds deze maand staat het eerste particuliere digitale archief op onze website. Het gaat om het archief van de Vereniging Sneeuwfit Zutphen over de periode 2007-2016. De digitale archiefstukken zijn opgenomen in het e-depot en gepubliceerd op de website. In 2009 schonk Sneeuwfit haar archief over de periode 1965-2006 aan het Regionaal Archief Zutphen. In 2023 volgde dus het digitale archief over de jaren 2007-2016. De digitale archiefstukken kunt u direct inzien in de inventaris.
Het archief van Sneeuwfit bevat notulen van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen, maar ook correspondentie, informatiegidsen, foto’s en krantenartikelen. De foto’s uit de jaren 2007-2016 worden op een later moment veiliggesteld in het e-depot. Een selectie zal worden toegevoegd aan onze beeldbank.
Het was de vereniging Sneeuwfit die het initiatief nam voor dit leerzame traject. Samen hebben we afspraken gemaakt over structuur en inhoud van het aan te leveren archief. Het opnemen van het archief in het e-depot verliep daardoor voorspoedig. Het toevoegen van het digitale archief aan een bestaande inventaris bleek iets ingewikkelder, maar is naar tevredenheid afgerond. We bedanken Sneeuwfit hartelijk voor de prettige en constructieve samenwerking.
Digitalisering
Niet alleen overheden en bedrijven werken al jaren digitaal, ook particulieren, verenigingen en stichtingen maken steeds meer gebruik van moderne technologie voor hun administratie. Zowel overheidsarchieven als particuliere archieven zullen dus steeds vaker digitaal worden aangeboden aan de archiefinstelling.
De archieven die tot nu toe zijn opgenomen in het e-depot van het RAZ zijn zogeheten gedigitaliseerde archieven. Dat betekent dat het oorspronkelijk papieren documenten waren, die later zijn gescand of gefotografeerd. Digital-born documenten daarentegen zijn digitaal ‘geboren’, gemaakt op de computer dus. Voorbeelden zijn Word-bestanden en foto’s die zijn gemaakt met een digitale camera of smartphone.
Digitaal archiveren
Digitaal archiveren brengt heel andere uitdagingen met zich mee dan het archiveren van papier. Papier kan onder de juiste omstandigheden honderden jaren worden bewaard. We werken pas zo’n dertig jaar op grote schaal digitaal en de ontwikkelingen gaan razendsnel. Bijna niemand heeft tegenwoordig bijvoorbeeld nog de mogelijkheid om informatie op diskettes uit te lezen, omdat computers niet meer worden uitgerust met een diskettestation. En kunnen we een tekst- of videobestand uit 1999 over 50 jaar nog openen met de technologie die dan actueel is?
Bovendien kunnen digitale bestanden ‘corrupt’ raken omdat de volgorde van nullen en enen waaruit ze zijn opgebouwd (bits) niet behouden blijft. Dit wordt ook wel bitrot genoemd. Digitaal archiveren is dus meer dan alleen een bestand opslaan. Het is het duurzaam toegankelijk houden van digitale bestanden: zorgen dat de digitale bestanden ook over tientallen jaren nog kunnen worden geopend, gelezen en geïnterpreteerd door mens en machine.
Informatieblad
Speciaal voor bedrijven, stichtingen en verenigingen die hun administratie digitaal bijhouden en bewaren, is er een informatieblad ‘Digitaal archiveren voor particulieren’. Hierin wordt uitgelegd hoe u digitaal archief verzamelt, selecteert en ordent om het duurzaam te kunnen bewaren. U kunt het informatieblad hier vinden.